El whistleblowing ha pasado, en los últimos años, de ser una rareza a una práctica común y responsable. Ahora se ha convertido también, en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, llamada también Ley de Protección del Informante, en una necesidad para las organizaciones públicas y privadas; hay que establecer canales que faciliten la denuncia de comportamientos delictivos o poco éticos y al mismo tiempo proteger al denunciante.
En una entrada anterior de nuestro blog ya te presentábamos este servicio y te contábamos en qué consiste y por qué te interesa. Ponerlo en marcha puede parecer complicado; no lo es tanto, pero sí conviene contar con el asesoramiento y los servicios de expertos. En esta nueva entrada te explicamos además cómo funciona de una manera muy sencilla: desde la doble perspectiva del denunciante y del gestor de denuncias.
La perspectiva del denunciante: anonimato y facilidad
Imaginemos que una persona está al tanto de una práctica indeseable dentro de una organización y decide advertir de ello a los responsables, por ejemplo un caso de acoso por razón de sexo. Desde el propio sitio web de la empresa y con un solo clic será redirigida a una página en el servidor independiente del sistema Canaliza con una dirección propia.
Eligiendo la opción “Presentar informe”, el usuario elige el tipo de denuncia (interna, reclamación u otra) y puede empezar a introducir datos y dar los detalles que considere necesarios. También puede incluir documentos e intercambiar mensajes de forma anónima con el gestor de la denuncia.
La herramienta asigna a cada expediente de denuncia un código de identificación de 16 cifras que servirá a la persona denunciante para poder hacer el seguimiento de la misma, agregar información, conocer su evolución, etc.
La perspectiva de la organización: funcionalidad y flexibilidad
Por el lado de la empresa está la figura del gestor de denuncias, que contará con el soporte tecnológico de Canaliza (también para la configuración del subdominio y la UI), pero también con la formación necesaria por parte de Igualándote. Podrá gestionar distintas áreas de forma diferenciada (con distintos datos aislados entre sí).
A esta persona o personas corresponden varias tareas:
- Configurar el tipo de denuncias (áreas) que se van a recibir.
- Gestionar el flujo de informes y su estado con las herramientas de Canaliza.
- Tramitar los informes, la información y la relación con el denunciante.
- Resolver los expedientes y darles el destino adecuado en cada caso.
Nuestra herramienta agiliza enormemente el tratamiento de las denuncias (activas por defecto durante 90 días) facilitando la respuesta, seguimiento y actualización de las mismas. En todos los casos, en Canaliza el anonimato del gestor respecto al denunciante también queda garantizado.
Un par de preguntas frecuentes más…
¿Quién puede usar esta herramienta? Personas dentro de la organización, y si así lo queremos también personas externas relacionadas, como pueden ser empleados públicos, accionistas, subcontratas, proveedores, colaboradores, etc. En fin, la herramienta está abierta a cualquier persona que tenga una “relación laboral o estatutaria” con nosotros, incluso si ya ha finalizado o todavía no ha comenzado.
¿Cómo debe ser el acceso a la herramienta? Según la ley, las organizaciones que implementen un canal ético deben informar de ello “de forma clara y adecuada”, y facilitar el acceso a la misma. Por ejemplo, si tenemos un sitio web corporativo, la información debe reflejarse en la misma en una sección independiente en la página de inicio.
¿Es seguro el procesamiento de los datos que se introducen en la herramienta? Absolutamente. Todo el tratamiento de datos que se necesitan por parte del informante y de terceras personas está sujeto a la regulación vigente sobre protección de datos (LOPD y RGPD). Además, el canal y los datos se alojan en un servidor seguro ubicado en España, y contamos con los protocolos de seguridad más exigentes y la cobertura de un ciberseguro.
